Jak zacząć prowadzić szkolenia BHP online

Stan prawny: 4 września 2026 r.

Wejście na ten rynek nie wymaga zezwolenia ani akredytacji — wymaga za to zaplecza, którego nie da się dorobić po fakcie. Poniżej kolejność, w jakiej to zaplecze powstaje, bo każdy krok opiera się na poprzednim: bez programu nie ma czego egzaminować, bez egzaminu nie ma czego zaświadczać.

1. Ustal formę prawną. Organizatorem szkolenia jest pracodawca dla własnych pracowników albo jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bhp. Dla przedsiębiorcy właściwa jest kategoria z § 1a pkt 2 lit. e — działalność oświatowa na zasadach Prawa przedsiębiorców. Nie ma tu koncesji ani wpisu do rejestru placówek oświatowych. Pełna lista pięciu kategorii i sześć obowiązków z § 5.

2. Opracuj programy dla grup stanowisk. Paragraf 5 pkt 1 mówi o programach „opracowanych dla określonych grup stanowisk" — liczba mnoga jest tu celowa. Jeden uniwersalny program nie spełnia wymogu. Podstawą są ramowe programy z załącznika nr 1: część II dla pracodawców i osób kierujących (min. 16 godz.), część VI dla inżynieryjno-technicznych (min. 16 godz.), część VII dla służby bhp (min. 32 godz.), część VIII dla administracyjno-biurowych oraz dla narażonych na czynniki szkodliwe (min. 8 godz.).

3. Zapewnij wykładowców. Trzy przesłanki łącznie: zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne (§ 5 pkt 3). Rozporządzenie nie wymienia konkretnych dyplomów — obowiązek polega na tym, żeby dało się wszystkie trzy wykazać. Przy samokształceniu kierowanym ten sam warunek wraca w definicji formy, bo konsultacji mają udzielać „osoby spełniające wymagania dla wykładowców".

4. Dobierz formę do grupy. Samokształcenie kierowane, czyli e-learning, jest dopuszczalne dla grup z § 14 ust. 2 pkt 1 i 3–6. Nie jest dla stanowisk robotniczych — tam § 15 ust. 1 przewiduje wyłącznie instruktaż, nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych raz w roku. Instruktażu wstępnego również nie wolno prowadzić przez internet od 1 lipca 2023 r. Gdzie dokładnie przebiega granica.

5. Zaplanuj egzamin. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie wiedzy objętej programem, przeprowadzanym przed komisją powołaną przez organizatora (§ 16 ust. 1 i 2). Z przebiegu powstaje protokół — jeden z czterech obowiązkowych dokumentów. Warto z góry rozstrzygnąć, co się dzieje przy wyniku negatywnym, bo przepis tego nie reguluje i zasady ustala organizator.

6. Przygotuj zaświadczenia i rejestr. Zaświadczenie wydaje organizator, na wzorze z załącznika nr 3, z numerem według rejestru; odpis trafia do akt osobowych uczestnika (§ 16 ust. 3 i 4). Rejestr wydanych zaświadczeń jest obowiązkowy na mocy § 5 pkt 6. Co powinien zawierać i czego przepis nie reguluje.

7. Uporządkuj dane osobowe. Prowadząc szkolenia dla cudzych pracowników przetwarzasz ich dane — imiona, nazwiska, daty urodzenia, wyniki egzaminów. Ustal swoją rolę wobec tych danych i relację z klientem, wyznacz okresy przechowywania dokumentacji i zabezpiecz dostęp. Rozporządzenie szkoleniowe milczy o retencji, więc wyznaczasz ją sam, kierując się celem przetwarzania i zasadą ograniczenia przechowywania.

Czego nie da się kupić razem z platformą

Warto rozdzielić dwie rzeczy, bo bywają mylone. Oprogramowanie może przejąć powtarzalną obsługę: konta uczestników, zaproszenia, przypomnienia, przebieg lekcji, egzamin z losowaniem pytań i liczeniem czasu, generowanie zaświadczeń, rejestr, raporty dla klienta. To realnie największa część pracy operacyjnej.

Nie przejmie natomiast statusu organizatora. Wykładowcy z § 5 pkt 3, konsultacje przy samokształceniu kierowanym, komisja egzaminacyjna i odpowiedzialność za merytorykę pozostają po Twojej stronie niezależnie od tego, na czym prowadzisz szkolenia. Dostawca platformy nie staje się przez to organizatorem ani nie przejmuje Twojej odpowiedzialności wobec klienta.

To rozróżnienie warto przemyśleć również wtedy, gdy rozważasz budowę własnego systemu — rozkładamy tam koszty i wymagania na czynniki.