Kto może prowadzić szkolenia BHP i wystawiać zaświadczenia
Stan prawny: 4 września 2026 r.
Nie ma koncesji ani zezwolenia na prowadzenie szkoleń BHP — i to zaskakuje najczęściej. Jest za to zamknięta lista podmiotów, które przepisy uznają za jednostkę szkoleniową, oraz sześć obowiązków, których nie da się obejść. Poniżej jedno i drugie, z brzmieniem przepisów.
Dwie drogi: pracodawca albo jednostka szkoleniowa
Rozporządzenie wskazuje dokładnie dwa podmioty, które mogą szkolenie zorganizować i przeprowadzić.
„Szkolenie może być organizowane i prowadzone przez pracodawców lub, na ich zlecenie, przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy."
Obie te role rozporządzenie obejmuje wspólną nazwą: organizator szkolenia (§ 5). To pojęcie wraca potem w każdym istotnym przepisie — to organizator powołuje komisję egzaminacyjną, wydaje zaświadczenie i prowadzi dokumentację.
§ 4 ust. 2: „Szkolenie osób będących pracodawcami, pracowników służby bhp oraz instruktorów i wykładowców tematyki bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzą jednostki organizacyjne, o których mowa w ust. 1."
To najczęściej pomijany przepis w całym rozporządzeniu. Firma może przeszkolić własnych pracowników biurowych czy robotniczych we własnym zakresie, ale szkolenia okresowego samego pracodawcy ani zatrudnionego behapowca już nie — tu potrzebna jest zewnętrzna jednostka. Dla organizatora szkoleń to znaczy jedno: te trzy grupy to rynek, którego nikt nie obsłuży wewnętrznie.
Kto jest „jednostką organizacyjną prowadzącą działalność szkoleniową"
Lista jest zamknięta i liczy pięć pozycji.
Jednostką organizacyjną prowadzącą działalność szkoleniową w dziedzinie bhp jest:
a) placówka kształcenia ustawicznego i centrum kształcenia zawodowego,
b) szkoła ponadpodstawowa,
c) podmiot wchodzący w skład systemu szkolnictwa wyższego i nauki,
d) stowarzyszenie, którego celem statutowym jest działalność związana z bezpieczeństwem i higieną pracy,
e) przedsiębiorca prowadzący działalność oświatową na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
— jeżeli prowadzą działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dla większości osób wchodzących w ten rynek liczy się litera e. Przepis odsyła do Prawa przedsiębiorców, czyli do zwykłej działalności gospodarczej o charakterze oświatowym — nie do systemu oświaty, nie do rejestru placówek, nie do akredytacji kuratora. Nie ma osobnego zezwolenia, które trzeba zdobyć przed pierwszym szkoleniem.
Warunek końcowy zdania jest jednak istotny: „jeżeli prowadzą działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy". Status jednostki nie bierze się z wpisu w papierach, tylko z faktycznego prowadzenia takiej działalności.
Sześć obowiązków organizatora
Brak zezwolenia nie oznacza dowolności. Paragraf 5 wylicza, co organizator zapewnia — i to jest właściwa lista kontrolna przed uruchomieniem działalności.
| Wymóg z § 5 | Co to znaczy w praktyce |
|---|---|
| 1) Programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk | Osobny program dla każdej grupy z § 14 ust. 2 — nie jeden uniwersalny. Oparty na ramowych programach z załącznika nr 1. |
| 2) Programy szkolenia instruktorów w zakresie metod prowadzenia instruktażu | Tylko jeśli prowadzisz takie szkolenia. |
| 3) Wykładowcy i instruktorzy posiadający zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne | Trzy przesłanki naraz. Rozporządzenie nie podaje listy dyplomów — trzeba umieć wykazać wszystkie trzy. |
| 4) Odpowiednie warunki lokalowe | Istotne przy kursie, seminarium i instruktażu. Przy samokształceniu kierowanym przez internet zajęcia nie odbywają się w sali. |
| 5) Wyposażenie dydaktyczne niezbędne do właściwej realizacji programów | Przy e-learningu tę rolę pełni platforma i materiały szkoleniowe. |
| 6) Właściwy przebieg szkolenia oraz dokumentacja: programy szkolenia, dzienniki zajęć, protokoły przebiegu egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń | Cztery odrębne rodzaje dokumentów. To najczęstsze miejsce, w którym kontrola znajduje braki. |
Wykładowcy muszą być zapewnieni nie tylko w dniu szkolenia. Przy samokształceniu kierowanym definicja z § 1a pkt 5 wymaga zapewnienia konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców — przez cały czas trwania szkolenia. Platforma z materiałami, przy której nie ma z kim porozmawiać, nie spełnia tej definicji. Rozkładamy to na czynniki tutaj.
Kto wystawia zaświadczenie
Odpowiedź jest jednoznaczna i wynika wprost z przepisu: organizator szkolenia.
„Potwierdzeniem ukończenia z wynikiem pozytywnym szkolenia (…) oraz szkolenia okresowego jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Odpis zaświadczenia jest przechowywany w aktach osobowych uczestnika szkolenia."
Zaświadczenie wystawia się na wzorze z załącznika nr 3, a jedną z jego rubryk jest numer według rejestru — czyli tego rejestru, o którym mówi § 5 pkt 6. Dokument i dokumentacja są ze sobą związane: nie da się poprawnie wystawić zaświadczenia bez prowadzonego rejestru. Jak go prowadzić, opisujemy osobno.
Szkolenie okresowe kończy się przy tym egzaminem sprawdzającym przed komisją powołaną przez organizatora (§ 16 ust. 1 i 2), a z jego przebiegu powstaje protokół — trzeci z czterech dokumentów wymienionych w § 5 pkt 6.
Co z tego wynika, jeśli dopiero zaczynasz
Wejście na ten rynek nie wymaga pozwolenia, ale wymaga zaplecza. W praktyce oznacza to cztery rzeczy, których nie da się pominąć: programy dla każdej obsługiwanej grupy stanowisk, wykładowców spełniających trzy przesłanki z § 5 pkt 3, sposób przeprowadzenia i udokumentowania egzaminu oraz komplet dokumentacji z rejestrem zaświadczeń włącznie.
Dopiero te elementy razem tworzą organizatora szkolenia w rozumieniu rozporządzenia. Kolejność wdrożenia opisujemy krok po kroku w tekście jak zacząć prowadzić szkolenia BHP online.
Zaplecze, którego nie musisz budować
Nasza platforma daje gotowe programy dla wszystkich grup stanowisk, egzamin z czasem liczonym po stronie serwera, zaświadczenia na wzorze z załącznika nr 3 z Twoją numeracją oraz rejestr, który prowadzi się sam. Ty odpowiadasz za merytorykę i klientów, my za resztę.