Rejestr wydanych zaświadczeń BHP
Stan prawny: 4 września 2026 r.
O programach szkolenia pamiętają wszyscy, o egzaminie też. Rejestr zaświadczeń bywa natomiast prowadzony dopiero od momentu, w którym ktoś o niego zapyta — a to zwykle oznacza kontrolę albo prośbę o duplikat sprzed trzech lat. Tymczasem przepis stawia go na równi z pozostałą dokumentacją.
Cztery dokumenty, nie jeden
Organizatorzy szkolenia zapewniają „właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń".
Wyliczenie jest rozłączne — to cztery odrębne rodzaje dokumentów, a nie cztery nazwy tej samej rzeczy. W praktyce oznacza to, że lista uczestników w arkuszu kalkulacyjnym nie wyczerpuje obowiązku, bo nie jest ani dziennikiem zajęć, ani protokołem egzaminu.
| Dokument | Czego dotyczy | Kiedy powstaje |
|---|---|---|
| Program szkolenia | Osobny dla każdej grupy stanowisk (§ 5 pkt 1), oparty na ramowym programie z załącznika nr 1 | Przed pierwszym szkoleniem danej grupy |
| Dziennik zajęć | Przebieg szkolenia — co, kiedy i przez kogo było realizowane | W trakcie szkolenia |
| Protokół przebiegu egzaminu | Egzamin sprawdzający przed komisją powołaną przez organizatora (§ 16 ust. 1 i 2) | Po egzaminie |
| Rejestr wydanych zaświadczeń | Komu, kiedy i jaki dokument wydano — źródło numeru na zaświadczeniu | Przy wystawieniu każdego zaświadczenia |
Skąd bierze się numer na zaświadczeniu
Rejestr nie jest dokumentem oderwanym od zaświadczenia — jest jego źródłem. Wzór z załącznika nr 3 zawiera rubrykę „Nr zaświadczenia wg rejestru", a jej wypełnienie zakłada, że rejestr istnieje i jest prowadzony na bieżąco. Numer nadany dokumentowi bez rejestru jest numerem donikąd.
Stąd praktyczna zależność: nie da się poprawnie wystawić zaświadczenia, nie prowadząc rejestru. I odwrotnie — spójna numeracja jest najprostszym dowodem, że rejestr rzeczywiście działa.
Luki. Numery 41, 42, 44 bez wyjaśnienia, co stało się z 43. Anulowany dokument powinien zostać w rejestrze z adnotacją, a nie zniknąć.
Duplikaty. Ten sam numer na dwóch zaświadczeniach to najczęstszy skutek prowadzenia rejestru ręcznie przez dwie osoby albo równolegle w dwóch plikach.
Reset roczny bez oznaczenia roku. Numeracja zaczynana od jedynki w każdym styczniu jest w porządku, ale wtedy rok musi być częścią numeru — inaczej po trzech latach masz trzy dokumenty o numerze 1.
Czego przepis nie reguluje
Warto to powiedzieć wprost, bo w sieci krąży sporo rzekomych wymogów, których w rozporządzeniu nie ma.
Zawartość rejestru nie jest określona. Przepis mówi „rejestr wydanych zaświadczeń" i na tym poprzestaje. Rozsądny zakres wynika z funkcji dokumentu i z rubryk samego wzoru: numer, dane uczestnika, pełna nazwa szkolenia wraz z grupą osób, forma, okres szkolenia i data wystawienia. Taki zestaw pozwala odtworzyć każdy wydany dokument — i to jest cały sens rejestru.
Forma nie jest narzucona. Rozporządzenie nie wymaga księgi papierowej ani systemu informatycznego. Zwróć jednak uwagę na rozróżnienie, które łatwo pomylić: nowelizacja z 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640) dopuściła postać elektroniczną dla karty szkolenia wstępnego, zmieniając wyłącznie § 12. Zaświadczenia ze szkolenia okresowego ani dokumentacji organizatora nie dotyczyła. Rozkładamy te trzy reżimy tutaj.
Okres przechowywania nie jest wskazany. Rozporządzenie milczy. Czym innym jest odpis zaświadczenia, który trafia do akt osobowych uczestnika (§ 16 ust. 3) i podlega terminom z Kodeksu pracy — to jednak obowiązek pracodawcy, nie organizatora. Po swojej stronie okres wyznaczasz sam, ważąc zasadę ograniczenia przechowywania z RODO, możliwe roszczenia i to, że po latach ktoś poprosi o duplikat.
Problem, którego rejestr sam nie rozwiązuje
Rejestr odpowiada na pytanie „czy wydaliśmy taki dokument". Nie odpowiada na pytanie odwrotne, które zadaje pracodawca albo inspektor trzymający kartkę w ręku: czy to zaświadczenie jest prawdziwe. Przepisy nie wymagają żadnego mechanizmu weryfikacji — i dlatego podrobienie zaświadczenia BHP jest banalnie proste, a sprawdzenie go wymaga telefonu do organizatora.
To luka, którą organizator może zamknąć sam. Kod QR prowadzący do strony potwierdzającej wystawienie dokumentu zamienia weryfikację z telefonu w skan — i przy okazji czyni rejestr użytecznym dla kogoś poza organizatorem.
Rejestr, który prowadzi się sam
W naszej platformie numer nadaje się automatycznie według Twojej numeracji, rejestr powstaje przy każdym wystawieniu, a na zaświadczeniu ląduje kod QR do publicznej weryfikacji. Protokoły egzaminów i ślad konsultacji z kursantami zostają w tym samym miejscu — bez osobnych arkuszy i bez luk w numerach.