Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP
Stan prawny: 3 września 2026 r.
W dokumentacji BHP pojawiły się ostatnio dwie osobne zmiany dopuszczające postać elektroniczną — w grudniu 2025 i w styczniu 2026. Żadna z nich nie dotyczy zaświadczenia ze szkolenia okresowego. To rozróżnienie mylą prawie wszystkie poradniki, a pomyłka kończy się dokumentem, którego nie ma czym zastąpić w razie kontroli.
Trzy dokumenty, trzy różne reżimy
Najpierw uporządkujmy, o czym mówimy. „Dokumentacja szkoleń BHP" to co najmniej trzy różne papiery, każdy z własną podstawą prawną i własnymi zasadami co do postaci.
| Dokument | Podstawa | Postać elektroniczna? | Od kiedy |
|---|---|---|---|
| Karta szkolenia wstępnego potwierdzenie instruktażu ogólnego i stanowiskowego |
§ 12 rozporządzenia | Tak — papierowa lub elektroniczna | 12 grudnia 2025 r. |
| Potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami bhp | art. 2374 § 3 Kodeksu pracy | Tak — papierowa lub elektroniczna | 27 stycznia 2026 r. |
| Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego | § 16 ust. 3 i załącznik nr 3 | Przepis milczy — brak regulacji | bez zmian |
Rozporządzenie zmieniające z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640) ma jeden krótki paragraf i zmienia w rozporządzeniu szkoleniowym wyłącznie § 12. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2026 poz. 25) zastępuje wyrazy „na piśmie" wyrazami „w postaci papierowej lub elektronicznej" w art. 174 § 1 i art. 2374 § 3 Kodeksu pracy. Paragraf 16, który reguluje zaświadczenie, nie był nowelizowany ani razu od 2019 roku.
Brak regulacji nie jest wprost zakazem, ale też nie jest podstawą do wystawiania zaświadczeń wyłącznie w PDF-ie. Skoro ustawodawca w tym samym okresie celowo dopuścił postać elektroniczną dla dwóch innych dokumentów bhp, a zaświadczenia nie tknął, trudno argumentować, że pominięcie było przypadkowe. Dlatego bezpieczna praktyka to zaświadczenie papierowe, którego odpis trafia do akt osobowych — i tak je wydajemy.
Co musi być na zaświadczeniu
Wzór jest sztywny — określa go załącznik nr 3 do rozporządzenia. Zaświadczenie ma dwie strony.
„Potwierdzeniem ukończenia z wynikiem pozytywnym szkolenia (…) oraz szkolenia okresowego jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Odpis zaświadczenia jest przechowywany w aktach osobowych uczestnika szkolenia. (…) Wzór zaświadczenia (…) jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia."
Strona pierwsza zawiera: imię (imiona) i nazwisko oraz datę urodzenia uczestnika, pełną nazwę szkolenia — z wyraźnym wskazaniem rodzaju szkolenia i grupy osób, dla której jest przeznaczone — formę szkolenia, nazwę organizatora, okres szkolenia od dnia do dnia, cel szkolenia, podstawę prawną wydania, miejscowość i datę wystawienia, numer zaświadczenia według rejestru oraz podpis osoby upoważnionej przez organizatora.
Strona druga to tabela z tematyką szkolenia: liczba porządkowa, temat szkolenia, liczba godzin zajęć teoretycznych (wykładów), liczba godzin zajęć praktycznych (ćwiczeń) i suma. Ta tabela musi się zgadzać z ramowym programem właściwym dla grupy — jeśli program przewiduje minimum 8 godzin, a w tabeli wychodzi 6, dokument sam siebie podważa.
Rubryka „pełna nazwa szkolenia (podać rodzaj szkolenia i grupę osób, dla których jest przeznaczone)" to nie formalność — to ona rozstrzyga, czy zaświadczenie dotyczy właściwej grupy, a przez to jaki jest termin następnego szkolenia. Klasyczny przypadek: pielęgniarka albo nauczyciel dostaje zaświadczenie ze szkolenia „dla pracowników administracyjno-biurowych". Cykl dla tej grupy to 6 lat, a dla obu tych zawodów — 5 lat. Termin policzony z zaświadczenia wypada rok po tym, kiedy powinien, i w chwili kontroli szkolenie jest formalnie nieaktualne, choć w papierach wygląda na ważne.
Sprawdź to na własnych zaświadczeniach: pielęgniarki i położne, nauczyciele i personel gabinetów należą do grupy z § 14 ust. 2 pkt 6, nie do administracyjno-biurowej.
Zaświadczenie ze szkolenia online — kiedy jest w porządku
Samo to, że szkolenie odbyło się przez internet, nie ujmuje zaświadczeniu niczego. Rozstrzyga, czy forma była dopuszczalna dla danej grupy. Rozporządzenie wymienia trzy formy dla szkolenia okresowego: kurs, seminarium i samokształcenie kierowane — a to ostatnie jest właśnie e-learningiem.
Samokształcenie kierowane to forma szkolenia umożliwiająca uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie bhp, na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora szkolenia, w szczególności przy zastosowaniu poczty, internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców.
Uwaga na słowo „jednoczesnym": to dwa warunki naraz. Platforma z materiałami bez zapewnionych konsultacji nie jest samokształceniem kierowanym w rozumieniu przepisu — i wtedy zaświadczenie faktycznie stoi na słabym gruncie.
Gdzie e-learning nie wystarczy:
- Stanowiska robotnicze. Szkolenie okresowe tej grupy przeprowadza się wyłącznie w formie instruktażu (§ 15 ust. 1), nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych raz w roku. Samokształcenie kierowane nie jest tu przewidziane.
- Instruktaż ogólny i stanowiskowy. Od 1 lipca 2023 r. nie można ich prowadzić zdalnie — możliwość z okresu epidemicznego wygasła wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego.
- Wyjątek dla pracy zdalnej. Jeżeli praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, szkolenie wstępne osoby na stanowisku administracyjno-biurowym może być przeprowadzone w całości środkami komunikacji elektronicznej (art. 6731 § 2 Kodeksu pracy). To wciąż instruktaż prowadzony zdalnie, na przykład wideokonferencją — nie zamiana na samokształcenie.
Co sprawdza inspektor
Podczas kontroli dokumentacji szkoleń uwaga skupia się na kilku punktach, które łatwo zawczasu sprawdzić samemu:
- Czy odpis zaświadczenia jest w aktach osobowych — a nie tylko u pracownika albo w mailu.
- Czy grupa osób wpisana w nazwie szkolenia odpowiada faktycznemu stanowisku.
- Czy termin liczony od daty zaświadczenia jeszcze nie minął — przy właściwym dla grupy cyklu.
- Czy liczba godzin w tabeli tematyki nie jest niższa od minimum z ramowego programu.
- Czy zaświadczenie ma numer według rejestru i podpis osoby upoważnionej przez organizatora.
Stawka wzrosła niedawno dwukrotnie: grzywna za dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganego szkolenia bhp to od 2000 do 60 000 zł, a mandat inspektora sięga 5000 zł, w recydywie 10 000 zł. Szczegóły i podstawy prawne opisujemy tutaj.
Szkolenie z zaświadczeniem w komplecie
od69 PLN/ os.
Po zaliczeniu egzaminu drukujemy zaświadczenia na wzorze z załącznika nr 3 i dostarczamy je do osoby zgłaszającej szkolenie — z poprawnie wpisaną grupą osób. Napisz, kogo zgłaszasz i na jakim stanowisku pracuje, a przypisanie do grupy zrobimy za Ciebie.