Nowy pracownik — obowiązki BHP pracodawcy krok po kroku

Stan prawny: 27 sierpnia 2026 r.

Kolejność ma znaczenie, bo część czynności musi się zamknąć przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Poniżej lista w porządku, w jakim się ją wykonuje, z zaznaczeniem, co można pominąć i kiedy.

Krok 1. Skierowanie na wstępne badania lekarskie

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy młodociani i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe (art. 229 § 1 KP). Pracodawca wydaje skierowanie opisujące warunki pracy na stanowisku, a podstawą dopuszczenia jest orzeczenie o braku przeciwwskazań.

Kiedy badań nie trzeba

Art. 229 § 1¹ KP wyłącza z obowiązku dwie sytuacje:

• osoby przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy — w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli mają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu, a nowy pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom na danym stanowisku.

Krok 2. Instruktaż ogólny

Odbywają go przed dopuszczeniem do wykonywania pracy nowo zatrudnieni pracownicy, studenci odbywający praktykę studencką oraz uczniowie na praktycznej nauce zawodu (§ 10 ust. 1 rozporządzenia). Minimalny wymiar to 3 godziny lekcyjne po 45 minut.

Zakres: podstawowe przepisy bhp z Kodeksu pracy, układów zbiorowych lub regulaminu pracy, przepisy i zasady obowiązujące w danym zakładzie oraz zasady udzielania pierwszej pomocy.

Kto prowadzi (§ 10 ust. 2): pracownik służby bhp, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby, pracodawca sam wykonujący takie zadania albo pracownik wyznaczony przez pracodawcę — mający zasób wiedzy i umiejętności zapewniający właściwą realizację programu oraz aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp. Ten ostatni warunek bywa przeoczony: osoba prowadząca instruktaż sama musi mieć ważne szkolenie.

Krok 3. Instruktaż stanowiskowy

Przeprowadza się go przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku (§ 11 ust. 1), gdy pracownik jest zatrudniany na stanowisku robotniczym albo innym, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne. Dotyczy też pracowników przenoszonych na takie stanowiska oraz uczniów i studentów na praktykach.

Minimalny wymiar to 8 godzin lekcyjnych, a dla pracowników administracyjno-biurowych narażonych na czynniki uciążliwe — 2 godziny. Czas trwania powinien być uzależniony od przygotowania zawodowego pracownika, dotychczasowego stażu oraz rodzaju pracy i zagrożeń na stanowisku (§ 11 ust. 4).

Pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach odbywa instruktaż na każdym z nich (§ 11 ust. 2). Instruktaż trzeba też powtórzyć przy zmianie warunków techniczno-organizacyjnych — nowym procesie technologicznym, zmianie organizacji stanowiska, wprowadzeniu substancji szkodliwej albo nowych lub zmienionych maszyn i narzędzi (§ 11 ust. 3).

Krok 4. Dokumentacja — karta szkolenia wstępnego

Odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy potwierdzają odpowiednio pracownik i kierownik komórki organizacyjnej — w postaci papierowej lub elektronicznej.

Analogicznie od 27 stycznia 2026 r. pracownik potwierdza zapoznanie się z przepisami i zasadami bhp w postaci papierowej lub elektronicznej — art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).

Krok 5. Ryzyko zawodowe i instrukcje

Poza szkoleniem pracodawca ma obowiązek:

• zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bhp dotyczącymi wykonywanych przez nich prac (art. 237⁴ § 1 KP),
• wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bhp na stanowiskach pracy (art. 237⁴ § 2 KP),
• informować pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 KP).

Ocena ryzyka zawodowego ma tu podwójne znaczenie: to z niej może wynikać, że pracownik administracyjno-biurowy mimo wszystko potrzebuje szkolenia okresowego, nawet gdy firma mieści się w niskiej kategorii ryzyka.

Krok 6. Zaplanuj pierwsze szkolenie okresowe

Szkolenie wstępne nie zastępuje okresowego. Zaraz po zatrudnieniu warto wpisać do kalendarza termin graniczny (§ 15 ust. 4 rozporządzenia):

Ten termin łatwo przegapić przy awansie: pracownik przechodzący na stanowisko kierownicze wchodzi w cykl sześciomiesięczny, licząc od dnia objęcia nowego stanowiska.

Czy można to szkolenie pominąć

Tak, w dwóch przypadkach (§ 15 ust. 5). Zwolniona z pierwszego szkolenia okresowego może być osoba, która przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego, albo która odbyła szkolenie przewidziane dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program obejmuje zakres wymagany na nowym stanowisku. Warto o to zapytać już przy zatrudnieniu — odpis zaświadczenia trafia do akt osobowych.

Czego nie trzeba przy ponownym zatrudnieniu

Szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę (art. 237³ § 2 KP). Zwróć uwagę na różnicę wobec badań lekarskich: tam przepis mówi o 30 dniach przerwy, tu o bezpośrednim następstwie umów.

Checklista

1. Skierowanie na badania wstępne i orzeczenie o braku przeciwwskazań — chyba że zachodzi wyłączenie 30-dniowe.
2. Instruktaż ogólny, minimum 3 godziny lekcyjne, prowadzony przez uprawnioną osobę.
3. Instruktaż stanowiskowy — jeżeli stanowisko go wymaga; minimum 8 godzin (biurowe narażone: 2).
4. Potwierdzenia w karcie szkolenia wstępnego — papierowo lub elektronicznie — i karta do akt osobowych.
5. Zapoznanie z ryzykiem zawodowym, instrukcjami i zasadami bhp na stanowisku; potwierdzenie pracownika.
6. Wpis terminu pierwszego szkolenia okresowego: 6 albo 12 miesięcy.
7. Sprawdzenie, czy pracownik nie ma ważnego zaświadczenia od poprzedniego pracodawcy.

Szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 237³ § 3 KP) — dotyczy to każdego punktu powyżej.