Szkolenie wstępne a okresowe BHP — czym się różnią i kiedy które

Stan prawny: 27 sierpnia 2026 r.

To dwa odrębne obowiązki, które łatwo pomylić — bo oba nazywają się „szkoleniem BHP" i oba spadają na pracodawcę. Różnią się jednak wszystkim: momentem, formą, osobą prowadzącą, dokumentacją i tym, czy wolno je zrobić przez internet.

Różnice w jednej tabeli

Szkolenie wstępne

Szkolenie wstępne przeprowadza się w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk. Składa się z dwóch części (§ 8 rozporządzenia):

Instruktaż ogólny — minimum 3 godziny lekcyjne

Odbywają go przed dopuszczeniem do wykonywania pracy nowo zatrudnieni pracownicy, studenci na praktyce studenckiej oraz uczniowie odbywający praktyczną naukę zawodu (§ 10 ust. 1).

Zapoznaje z podstawowymi przepisami bhp zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami i zasadami obowiązującymi w danym zakładzie oraz z zasadami udzielania pierwszej pomocy.

Kto go prowadzi (§ 10 ust. 2): pracownik służby bhp, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby, pracodawca sam wykonujący takie zadania albo pracownik wyznaczony przez pracodawcę — pod warunkiem, że ma zasób wiedzy i umiejętności zapewniający właściwą realizację programu oraz aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie bhp.

Instruktaż stanowiskowy — minimum 8 godzin lekcyjnych

Przeprowadza się go przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku (§ 11 ust. 1) wobec:

• pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne,
• pracownika przenoszonego na takie stanowisko,
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta na praktyce.

Dla pracowników administracyjno-biurowych narażonych na czynniki uciążliwe minimum wynosi 2 godziny lekcyjne. Pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach odbywa instruktaż na każdym z nich (§ 11 ust. 2).

Instruktaż stanowiskowy trzeba powtórzyć, gdy na stanowisku zmienią się warunki techniczno-organizacyjne — zmiana procesu technologicznego, organizacji stanowiska, wprowadzenie substancji szkodliwej albo nowych lub zmienionych narzędzi, maszyn i urządzeń (§ 11 ust. 3).

Dokumentacja — co się zmieniło w grudniu 2025

Uzupełniająco: od 27 stycznia 2026 r. również potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami bhp pracownik składa w postaci papierowej lub elektronicznej — art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).

Kiedy szkolenia wstępnego nie trzeba

Szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy).

Szkolenie okresowe

Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy oraz zaznajomienie z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi (§ 14 ust. 1). Nie zastępuje wstępnego i nie jest przez nie zastępowane — to osobny obowiązek, który pojawia się już po zatrudnieniu.

Pierwsze szkolenie okresowe (§ 15 ust. 4):

• pracodawcy i inne osoby kierujące pracownikami — w okresie do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tych stanowiskach,
• pozostałe grupy — w okresie do 12 miesięcy.

Kolejne — nie rzadziej niż raz na 3 lata (stanowiska robotnicze; przy pracach szczególnie niebezpiecznych raz w roku), raz na 5 lat (osoby kierujące, inżynieryjno-techniczni, służba bhp, pracownicy narażeni) albo raz na 6 lat (administracyjno-biurowi). Pełna tabela terminów wraz ze zwolnieniami.

Szkolenie okresowe kończy egzamin sprawdzający przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia, a potwierdzeniem jest zaświadczenie na wzorze z załącznika nr 3. Odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych (§ 16).

Kiedy szkolenie wstępne wolno przeprowadzić zdalnie

Zasada: rozporządzenie definiuje cztery formy szkolenia i przypisuje je do rodzajów szkoleń. Szkolenie wstępne to instruktaż (§ 8), a samokształcenie kierowane — czyli e-learning — jest formą odrębną, dopuszczoną przez § 15 ust. 2 wyłącznie dla szkoleń okresowych i tylko dla części grup.

Od tej zasady Kodeks pracy przewiduje jednak wyjątek dla pracy zdalnej:

Warunki muszą zajść łącznie:

• praca zdalna uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę — to właśnie przypadek z art. 67¹⁹ § 1 pkt 1. Uzgodnienie pracy zdalnej dopiero w trakcie zatrudnienia (pkt 2) tego wyjątku nie uruchamia;
• osoba jest przyjmowana na stanowisko administracyjno-biurowe.

Poza tym wyjątkiem instruktaż odbywa się na miejscu. Warto też odnotować, że wcześniejsza, szersza możliwość zdalnego instruktażu ogólnego wynikała z art. 12e ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID-19 i obowiązywała wyłącznie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii — odwołanym 1 lipca 2023 r.

Praca zdalna zabiera za to zwolnienie ze szkolenia okresowego

Ten sam artykuł zawiera przepis działający w drugą stronę. Art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy: „W przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej przepisu art. 237³ § 2² nie stosuje się."

Art. 237³ § 2² to właśnie zwolnienie stanowisk administracyjno-biurowych ze szkolenia okresowego przy niskiej kategorii ryzyka pracodawcy. Wobec pracownika zdalnego nie działa — taka osoba potrzebuje szkolenia okresowego niezależnie od kategorii ryzyka firmy. Warunki zwolnienia opisujemy szczegółowo osobno.