Co ile lat szkolenie okresowe BHP? Terminy dla wszystkich grup zawodowych

Stan prawny: 27 sierpnia 2026 r.

Nie ma jednego terminu dla wszystkich. Rozporządzenie dzieli pracowników na grupy i każdej przypisuje inny cykl — od roku do sześciu lat. Do tego dochodzi osobny termin na pierwsze szkolenie oraz zwolnienie, które omija część biur. Poniżej komplet, z odesłaniem do konkretnych przepisów.

Tabela terminów

Wszystkie te terminy przepis formułuje jako „nie rzadziej niż". To znaczy, że wskazują maksimum, a nie sztywną datę. Pracodawca ustala częstotliwość i czas trwania szkolenia po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, biorąc pod uwagę rodzaj i warunki wykonywania prac na danych stanowiskach (§ 15 ust. 3) — może więc szkolić częściej, nigdy rzadziej.

Kto jest zwolniony ze szkolenia okresowego

Zwolnienie trwałe: część stanowisk administracyjno-biurowych

Od 1 stycznia 2019 r. Kodeks pracy zwalnia część pracowników biurowych z obowiązku szkolenia okresowego. Warunki muszą zajść łącznie:

1. pracownik zajmuje stanowisko administracyjno-biurowe;
2. przeważająca działalność pracodawcy — ustalana według przepisów o statystyce publicznej, czyli PKD — znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy;
3. z oceny ryzyka zawodowego nie wynika, że szkolenie jest konieczne;
4. pracownik nie wykonuje pracy zdalnej — art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy wprost wyłącza stosowanie art. 237³ § 2² wobec pracowników zdalnych. Zdalny pracownik biurowy potrzebuje więc szkolenia okresowego niezależnie od kategorii ryzyka pracodawcy.

Kategorie ryzyka dla grup działalności określa załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 740 ze zm.). To ten sam załącznik, z którego wynika wysokość składki wypadkowej — jeśli księgowość zna kategorię ryzyka firmy, znasz odpowiedź.

Zwolnienie z pierwszego szkolenia: przeniesienie ważnego zaświadczenia

Niezależnie od powyższego, z pierwszego szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która (§ 15 ust. 5 rozporządzenia):

• przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego, albo
• odbyła w tym okresie szkolenie okresowe wymagane dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany na nowym stanowisku pracy.

W praktyce oznacza to, że nowo zatrudniony z ważnym zaświadczeniem nie musi przechodzić szkolenia od zera — wystarczy odpis w aktach osobowych i pilnowanie pierwotnej daty ważności.

Zwolnienie ze szkolenia wstępnego

Osobna sprawa, ale często mylona: szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy o pracę (art. 237³ § 2 KP).

Czy szkolenie okresowe można odbyć przez internet

Tak — poza stanowiskami robotniczymi. Rozporządzenie wymienia cztery formy szkolenia, a dla szkoleń okresowych dopuszcza:

• Stanowiska robotnicze — wyłącznie instruktaż (§ 15 ust. 1). E-learning jest tu wykluczony.
• Pozostałe grupy — kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane (§ 15 ust. 2). Samokształcenie kierowane to właśnie e-learning.

Definicja z § 1a pkt 5 rozporządzenia stawia jednak dwa warunki naraz: szkolenie odbywa się na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora, w szczególności przy zastosowaniu poczty lub internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Platforma z samymi slajdami, bez dostępu do prowadzącego, nie spełnia definicji — o to warto zapytać każdego dostawcę.

Co się zmieniło ostatnio

Dwie zmiany z przełomu 2025 i 2026 roku idą w tym samym kierunku — dopuszczają elektroniczną postać dokumentacji szkoleniowej:

• Od 12 grudnia 2025 r. odbycie i przeprowadzenie instruktażu wstępnego oraz dopuszczenie pracownika do pracy potwierdza się w postaci papierowej lub elektronicznej. Przy postaci elektronicznej pracodawca robi adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis i dołącza do niej dokumenty elektroniczne z potwierdzeniem albo ich odwzorowanie; karta wraz z załącznikami trafia do akt osobowych pracownika. Podstawa: § 12 rozporządzenia w brzmieniu nadanym przez Dz.U. z 2025 r. poz. 1640.
• Od 27 stycznia 2026 r. potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami bhp pracownik składa w postaci papierowej lub elektronicznej, a nie — jak wcześniej — „na piśmie". Podstawa: art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).

Same terminy szkoleń okresowych ani zwolnienie dla stanowisk administracyjno-biurowych nie uległy przy tym zmianie.

Ile trwa szkolenie i kto płaci

Minimalny wymiar godzin wynika z załącznika nr 1 do rozporządzenia. Godzina lekcyjna to 45 minut.

Dla porządku, szkolenie wstępne: instruktaż ogólny — minimum 3 godziny, instruktaż stanowiskowy — minimum 8 godzin (a dla pracowników administracyjno-biurowych narażonych na czynniki uciążliwe — minimum 2 godziny).

Kto płaci i kiedy: szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 237³ § 3 Kodeksu pracy). Dotyczy to również szkoleń w formie e-learningu — czas poświęcony na kurs jest czasem pracy.

Jak udokumentować szkolenie

Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie wiedzy objętej programem, przeprowadzanym przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia (§ 16 ust. 1 i 2). Potwierdzeniem ukończenia z wynikiem pozytywnym jest zaświadczenie wydane przez organizatora, na wzorze z załącznika nr 3 do rozporządzenia. Odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych uczestnika szkolenia (§ 16 ust. 3).

Pracodawca powinien też przechowywać programy szkolenia, na podstawie których prowadzono aktualne szkolenia pracowników (§ 7 ust. 3). To ten dokument, o który najczęściej pyta kontrola — obok samych zaświadczeń.